Privacy Beleid
1. Inleiding
Stichting “De Klup Arnhem” (hierna: De Klup) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden, deelnemers, vrijwilligers en andere betrokkenen.
In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.
2. Wie zijn wij?
De Klup is een stichting voor gespecialiseerd vormings- en ontspanningswerk ten behoeve van mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking.
De Klup beschikt over een eigen Klupgebouw aan de Vrij Nederlandstraat 61 in Arnhem (wijk Presikhaaf I).
Naam: Stichting “De Klup Arnhem”
Adres: Vrij Nederlandstraat 61, 6826 AW Arnhem
E-mail: info@dekluparnhem.nl
De Klup is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Op wie is dit beleid van toepassing?
Dit Privacybeleid is van toepassing op:
(Klupleden) deelnemers aan activiteiten van De Klup, waaronder Klup-avonden en zwemactiviteiten in zwembad “De Koppel” in Arnhem Zuid.
Ouders, voogden, curatoren, mentoren en andere wettelijke vertegenwoordigers.
Vrijwilligers van De Klup.
Personen die zich op een andere manier met De Klup verbinden (bijvoorbeeld donateurs of relaties).
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de relatie met De Klup kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum.
Gegevens over deelname: welke activiteiten worden bezocht (bijv. woensdag- of vrijdagavond, zwemmen op zaterdagochtend), aan- of afmeldingen, bijzonderheden tijdens activiteiten.
Medische en gezondheidsgegevens (alleen indien noodzakelijk): informatie over beperkingen, relevante diagnoses, medicijngebruik, allergieën, noodcontacten.
Gegevens van vertegenwoordigers: naam, relatie tot deelnemer, contactgegevens, gezagssituatie.
Vrijwilligersgegevens: contactgegevens, beschikbaarheid, functie, eventueel VOG-informatie (alleen ja/nee en datum).
Financiële gegevens: gegevens die nodig zijn voor contributie en bijdragen (bijv. rekeningnummer en betaalhistorie).
Beeldmateriaal: foto’s en video’s die tijdens activiteiten worden gemaakt.
Wij verwerken geen BSN tenzij daar een wettelijke grondslag voor is en dit strikt noodzakelijk is.
5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens? (doeleinden)
De Klup verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Organiseren van activiteiten: indelen van groepen, vastleggen van aan- en afwezigheid, communiceren over activiteiten, bewaken van veiligheid.
Communicatie: versturen van informatie over activiteiten, nieuwsbrieven, wijzigingen van tijden (bijv. van Klup-avonden of zwemactiviteiten), belangrijke mededelingen.
Begeleiding en zorgvuldige omgang met deelnemers: rekening houden met beperkingen, medische aandachtspunten, gedrag, om zo activiteiten veilig en passend te laten verlopen.
Vrijwilligersbeleid: werving en selectie, roosters, begeleiding, verstrekking van informatie over activiteiten en trainingen.
Financiële administratie: innen van contributie en bijdragen, bijhouden van betalingen, opstellen van begroting en jaarrekening.
Publiciteit en verslaglegging: het maken van sfeerimpressies en nieuwsberichten, bijvoorbeeld voor website, nieuwsbrief of presentaties.
Wettelijke verplichtingen: voldoen aan fiscale en andere wettelijke bewaarplichten.
6. Op welke grondslagen doen wij dit?
Wij baseren de verwerking van persoonsgegevens op de volgende juridische grondslagen:
Toestemming: bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s en video’s voor publicatie en voor het vastleggen van bepaalde medische gegevens, voor zover deze niet strikt noodzakelijk zijn.
Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld het vastleggen van gegevens die nodig zijn om deelname aan activiteiten mogelijk te maken.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren en organiseren van activiteiten, het borgen van veiligheid en het informeren van leden en vrijwilligers, mits de privacybelangen niet zwaarder wegen.
Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor financiële administratie en fiscale bewaartermijnen.
Toestemming kan altijd worden ingetrokken; dit heeft geen terugwerkende kracht.
7. Foto’s en video-opnames
Tijdens Klup-avonden, zwemactiviteiten en andere bijeenkomsten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt.
Wij gaan hier zorgvuldig mee om:
Voor herkenbare publicatie van deelnemers (bijvoorbeeld op de website of in een nieuwsbrief) vragen wij vooraf toestemming aan de deelnemer en/of diens vertegenwoordiger.
Toestemming wordt vastgelegd en kan op elk moment schriftelijk of per e-mail worden ingetrokken voor toekomstige publicaties.
Voor interne doeleinden (bijv. verslaglegging aan bestuur of subsidiegevers) kan in beperkte mate beeldmateriaal worden gebruikt, waarbij wij zoveel mogelijk rekening houden met de privacy van betrokkenen.
8. Met wie delen wij gegevens?
De Klup verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden indien dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Voorbeelden:
Leveranciers die ons ondersteunen bij administratie of communicatie (bijv. e-mail- of ledenadministratiesystemen), waarmee wij een verwerkersovereenkomst sluiten.
Subsidieverstrekkers of samenwerkingspartners, uitsluitend in geanonimiseerde of sterk beperkte vorm, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Hulpdiensten (politie, ambulance, arts) in geval van calamiteiten, voor zover noodzakelijk voor hulpverlening.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.
Leden- en deelnemersgegevens: in principe tot uiterlijk 2 jaar na beëindiging van deelname, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor wettelijke verplichtingen.
Medische gegevens: zo kort mogelijk en niet langer dan noodzakelijk voor de veiligheid tijdens activiteiten, doorgaans maximaal 1 jaar na beëindiging van deelname.
Vrijwilligersgegevens: tot 2 jaar na het einde van de vrijwilligersrelatie, behoudens gegevens die wij langer moeten bewaren op grond van wetgeving.
Financiële gegevens (zoals facturen en betalingsgegevens): minimaal 7 jaar in verband met fiscale verplichtingen.
Foto’s en video’s: zolang toestemming geldt of totdat deze niet langer relevant zijn; op verzoek worden afbeeldingen zo mogelijk eerder verwijderd.
10. Hoe beveiligen wij gegevens?
De Klup neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
Voorbeelden van maatregelen:
Beperking van toegang tot gegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun taak (bestuur, coördinatoren, bepaalde vrijwilligers).
Gebruik van beveiligde wachtwoorden en, waar mogelijk, versleutelde opslag of beveiligde systemen voor digitale gegevens.
Fysieke beveiliging van papieren dossiers (bijv. in afgesloten kasten in het Klupgebouw).
Bewustwording bij vrijwilligers en bestuur over vertrouwelijke omgang met gegevens.
11. Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG hebben betrokkenen (en in voorkomende gevallen hun wettelijke vertegenwoordigers) de volgende rechten:
Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens De Klup van u of uw kind verwerkt.
Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen vragen om gegevens te laten verwijderen.
Recht op beperking: u kunt verzoeken om de verwerking van gegevens (tijdelijk) te beperken.
Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang.
Recht op overdraagbaarheid: in specifieke gevallen kunt u vragen om gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.
Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens genoemd in paragraaf 2.
Wij vragen u zich adequaat te identificeren om misbruik te voorkomen.
Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij De Klup. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12. Minderjarigen en vertegenwoordigers
Voor deelnemers die minderjarig zijn of onder curatele, mentorschap of bewind staan, behandelen wij persoonsgegevens via hun ouder/voogd of andere wettelijke vertegenwoordiger.
Toestemming en uitoefening van rechten (zoals inzage of verwijdering) lopen in dat geval via deze vertegenwoordiger, voor zover dat past binnen de wettelijke kaders.
13. Wijzigingen van dit Privacybeleid
De Klup kan dit Privacybeleid wijzigen of actualiseren, bijvoorbeeld als wet- en regelgeving verandert of als onze werkwijze wijzigt.
Een gewijzigde versie wordt gepubliceerd op de website van De Klup en, indien nodig, onder de aandacht gebracht via e-mail of andere communicatiekanalen.
14. Vragen en contact
Voor vragen over dit Privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Stichting “De Klup Arnhem”
T.a.v. bestuur / privacy
Vrij Nederlandstraat 61
6826 AW Arnhem